16.11.2021

Nieuwe kansen creëren en nieuwe markten aanboren.

Dat is wat ik vaak hoor van klanten die hebben besloten deel te nemen aan beurzen in het buitenland. In principe een goede keuze, omdat juist vakbeurzen hét perfecte marketing-instrument zijn om face-to-face in contact te komen met nieuwe klanten, resellers of gebruikers.

Maar waar moet je op letten als je gaat deelnemen aan beurzen in het buitenland? En hoe regel je een goede beursstand?

Planning is everything

Alhoewel "planning" ook bij je beursdeelnames in Nederland en België één van de succes – of faalfactoren, is bij deelname aan beurzen in het buitenland deze factor nog veel belangrijker.

Deelnemen aan een beurs in het buitenland vraagt om nóg meer planning en voorbereiding. Denk alleen al aan het boeken van vluchten en hotels die rondom de beurs vaak peperduur zijn. Maar ook het regelen van visa voor de standbemanning, het verschepen van producten, je stand, promotiematerialen en andere beursmaterialen vergen een gedegen planning.

Lastminute dingen regelen of versturen kost altijd extra, en levert je bovendien slapeloze nachten op. Vroeg beginnen en een strakke planning besparen je stress en geld.

Daarbij zijn er vaak ook nog culturele verschillen die deelname aan beurzen in het buitenland extra uitdagend maken, alhoewel die juist ook een deel van de charme zijn als je het mij vraagt.

Natuurlijk maakt het uit of je beurs bij onze oosterburen in Duitsland is of in, Azië, het Midden-Oosten of in de Verenigde Staten is. In Duitsland, waar jaarlijks duizenden bedrijven uit Nederland en België exposeren, verschilt het allemaal niet zoveel. Al zijn de Duitse organisaties en regels wel wat strikter. (Nein!)

Vooral de USA is berucht

Juist deelnemen aan beurzen op andere continenten maakt het allemaal complexer. En duurder.

Zeker de USA is in dat opzicht berucht. Bijvoorbeeld door de exorbitante bedragen die gevraagd worden voor noodzakelijke faciliteiten als transport, ‘drayage’ (het vervoeren van je goederen naar je standruimte), standbouw en aanvullende services. De vakbonden hebben in talloze staten een stevige vinger in de pap , en dat werkt sterk prijsverhogend. Deelnemen aan beurzen in de USA kost in vergelijking met Europa daarom minimaal het dubbele. Maar vaak ook nóg meer. Maar de USA biedt met ruim 300 miljoen inwoners wel een gigantische markt, met ongekende kansen.

Ook deelnemen in Azië kan een echte uitdaging zijn. Het helpt als je al enigszins thuis bent in het land van je keuze en in de cultuur ervan. Tijdens Chinees Nieuwjaar krijg je in heel China twee weken lang niets gedaan, om maar een voorbeeld te noemen. Al ga je op je kop staan. En ook in India kreeg ik te maken met verschillende nationale feestdagen waardoor het economische leven volledig plat lag.

Maar het is vooral het verschil in mentaliteit, cultuur en communicatie dat deelnemen aan beurzen in Azië lastiger maakt. Afspraak is afspraak? Nee hoor...

Timing en vooral vroeg en tijdig beginnen zijn cruciaal. En houd extra budget achter de hand voor onverwachte zaken. You’ll probably need it.

Wie bouwt je stand in het buitenland?

Als het om standbouw gaat, heb je bij deelnemen in het buitenland nog een extra vraagstuk. Want wie laat je jouw stand bouwen in bijvoorbeeld Azië of Amerika?

Voor een beurs in het buitenland heb je in de basis drie keuzes:

1. Je hebt een eigen mobiele of modulaire stand.

Deze optie geldt eigenlijk alleen voor stands met een beperkte grootte, oppervlakte. In dat geval verscheep je jouw stand naar de beurslocatie in het buitenland, waarna je deze zelf opbouwt.

Dit betekent wel veel geregel. Je moet zelf alles uitvogelen en uitvoeren. Zeker als je dat nog niet eerder hebt gedaan, is dat lastig en vooral ook tijdrovend. Verdiep je in de regelgeving als het gaat om standbouw op jouw beurs in het buitenland, want deze kan verschillen van die bij ons. Ook de maatvoering (bijvoorbeeld in Amerika) is vaak anders dan bij ons. Dat zou zelfs kunnen betekenen dat je jouw eigen stand niet mag of kunt gebruiken. Op tijd beginnen met de organisatie en voorbereiding van je beurs is ook hier weer waar het om draait.

2. Je kiest uit een van de vele designs in onze isy DESIGN SELECTOR, of je laat ons een ontwerp op maat maken

Dit is de meest veilige optie. Zodra we overeenstemming hebben over het standontwerp, zorgen wij ervoor dat deze stand perfect voor je gebouwd wordt in het buitenland. Wij regelen alles voor je, waardoor deze optie een stuk gemakkelijker en minder tijdrovend voor je is. Met deze optie loop je het minste risico op onaangename verrassingen.

De keerzijde van deze optie is dat je hiervoor veel meer budget nodig hebt. Want wij sturen meestal een aantal van onze mensen die kant op, vaak voor de volledige duur van de beurs. Ze moeten je stand immers ook weer afbreken en daardoor heeft tussendoor terugvliegen meestal geen zin. Al hangt dit natuurlijk af van het land waarin je exposeert.

3. Je zoekt een lokale standbouwer, dus in het land van je beursdeelname.

Deze optie is meestal goedkoper. Maar brengt ook de nodige risico's met zich mee.

De communicatie met een buitenlandse standbouwer is vaak lastig, want lang niet iedereen spreekt goed en begrijpelijk Engels. Vooral China is wat dat betreft een uitdaging. Je loopt hierdoor een groter risico dat de stand niet voldoet aan je verwachtingen, omdat je alles op afstand hebt moeten regelen.

Conclusie

Deelnemen aan beurzen in het buitenland is tijdrovender en (veel) duurder. Maar het biedt jouw bedrijf wel hele mooie kansen op nieuwe klanten en afzetmarkten. Om die reden is het medium "beurs" onverminderd populair bij exporterende en internationaal georiënteerde bedrijven. Qua standbouw heb je de keuze uit drie verschillende opties.

Wat de beste keuze is voor jouw bedrijf, hangt van veel factoren af. Zonder je situatie te kennen, kan ik je niet adviseren wat in jouw geval wijsheid is. Maak in ieder geval een rekensommetje en weeg de risico’s goed af. Veel zal daarnaast afhangen van het land waarin je exposeert en van je eigen ervaring met beurzen en stands in dat land.

Heb je plannen om deel te nemen aan een beurs in het buitenland?

Maak dan eens afspraak met ons om je plannen en wensen te bespreken. We kunnen je zeker een goed advies geven en maken, als je dat wilt, graag een voorstel voor je.

Michel Rijnberg - ISYFAIR
Beursmarketing - en standbouwspecialist, auteur van "Scoren met je beursdeelname"